Bar- und Überweisungszahler neben dem automatischen Abo führen

Zwei Listen für einen Verein

Ein Sportverein hat 136 Mitglieder, ein Vereinsheim mit Kantine und einen Kassier, der das Amt seit elf Jahren macht. Vor einem Jahr hat der Verein die automatische Zahlung eingeführt. 89 Mitglieder haben umgestellt, 47 zahlen weiter wie immer: 31 überweisen, wenn im Jänner die Vorschreibung kommt, und 16 drücken dem Kassier den Beitrag am Sportplatz in die Hand.

Für die 89 gibt es seither eine saubere Liste. Für die 47 gibt es eine Tabelle am Laptop des Kassiers, einen Ordner mit Kontoauszügen und eine Handkassa im Schrank hinter der Schank. Im März ging die Einladung zur Generalversammlung an alle in der Liste, also an 89. Beim ersten Heimspiel hatten die einen ihre Mitgliedskarte am Handy, und die anderen standen an der Kassa und wurden im Ausdruck gesucht.

Der Fehler lag in der Aufteilung. Die Barzahler waren nie das Problem, sie standen nur in einer eigenen Liste.

Warum steigen nicht alle um

Im Beispiel haben im ersten Jahr 89 von 136 umgestellt, also knapp zwei von drei. Wie viele es bei dir werden, lässt sich vorher nicht sagen. Der Rest hat Gründe, und die meisten davon sind gut.

Ein Teil der Älteren hat keine Karte, mit der sich im Internet zahlen lässt, oder will sie dafür nicht hernehmen. Ein Förderer, der seit dreißig Jahren seine 40 € im Jahr überweist, sieht nicht ein, was daran falsch sein soll. Die Firma, die als förderndes Mitglied dabei ist, zahlt nur nach Vorschreibung, weil ihre Buchhaltung es so verlangt. Und ein paar zahlen bar, weil sie den Kassier dabei gern sehen.

Zum Umstieg zwingen würden wir niemanden. Ein Mitglied, das seit Jahrzehnten pünktlich zahlt, hat mit seinem Zahlweg kein Problem verursacht, und wer sich gedrängt fühlt, zahlt beim nächsten Mal gar nicht mehr. Der Verein verliert dann einen Beitrag, um sich eine Zeile im Kassabuch zu sparen.

Was gehört in die gemeinsame Liste

Jedes Mitglied bekommt eine Zeile, gleich wie es zahlt. Was sich unterscheidet, ist überschaubar.

Die oberen zwei Zeilen sind der Grund für die gemeinsame Liste. Wer Mitglied ist und in welchem Tarif, hat mit dem Zahlweg nichts zu tun. Alles, was an dieser Auskunft hängt, soll für alle 136 aus einer Quelle kommen: die Einladung, die Karte, die Zahl für den Verband.

Die unteren drei Zeilen sind Handarbeit, und die bleibt beim Kassier. Sie wird nur kleiner, weil sie jetzt 47 Leute betrifft und früher alle.

Warum unterscheidest du bar und Überweisung

Weil du an zwei verschiedenen Orten nachsiehst. Die Überweisung findest du am Kontoauszug, das Bargeld in der Handkassa und im Kassabuch. Steht in der Liste nur „zahlt selbst“, suchst du bei jedem offenen Namen an beiden Stellen.

Der Vermerk hilft auch beim Reden. Einem Überweiser schickst du im Jänner die Vorschreibung mit den Kontodaten. Einen Barzahler sprichst du am Sportplatz an oder legst ihm einen Zettel ins Fach. Der Kassier im Beispiel hat früher allen 47 dieselbe Vorschreibung geschickt, und die 16 Barzahler haben sie jedes Jahr ungelesen weggeworfen.

Ändern darf sich der Vermerk jederzeit. Wer heuer zum ersten Mal überweist, weil die Tochter das Online-Banking eingerichtet hat, wird umgeschrieben, und nächstes Jahr bekommt er die Vorschreibung.

Wo hältst du fest, wer bezahlt hat

Bei den automatischen Zahlern musst du nichts festhalten, das Ergebnis jeder Abbuchung steht von selbst da. Bei allen anderen weiß kein Abosystem, ob Geld geflossen ist. Es kennt das Mitglied und den Tarif, den Kontoauszug des Vereins kennt es nicht.

Für die 31 Überweiser ist der Kontoauszug die Quelle. Bei einem Jahresbeitrag heißt das: einmal im Februar hinsetzen, die Eingänge durchgehen und abhaken. Was Ende Februar fehlt, bekommt eine Erinnerung, die der Kassier selbst schreibt.

Für die 16 Barzahler ist es das Kassabuch. Jeder Beitrag wird am selben Tag eingetragen, mit Name und Datum, und das Mitglied bekommt eine Quittung vom Block. Der Kassier trägt nichts „später“ nach. Was am Samstag am Sportplatz kassiert und erst am Mittwoch eingetragen wird, ist die Stelle, an der bei der Rechnungsprüfung zwanzig Minuten lang gesucht wird.

Welche Aufzeichnungen und Belege dein Verein oder dein Betrieb führen muss, ist eine steuerliche Frage. Die beantwortet dir die Steuerberatung oder der Verband, und sie gilt unabhängig davon, in welcher Liste das Mitglied steht.

Bekommen Barzahler dasselbe wie alle anderen

Im Verein des Beispiels zahlen alle denselben Beitrag, und so würden wir es auch halten. Die drei Tarife gelten für jeden:

Ein Aufschlag für Barzahler klingt gerecht, weil sie mehr Arbeit machen. In der Kantine wird er trotzdem als Strafe erzählt, und er trifft genau die Mitglieder, die am längsten dabei sind. Wer den Umstieg belohnen will, tut das besser mit etwas, das nichts kostet: Die automatischen Zahler müssen im Jänner an nichts denken.

Bei den Leistungen gibt es erst recht keinen Unterschied. Die Mitgliedskarte, mit der die Familie zum Heimspiel kommt, die Rundmail vor der Generalversammlung, der Platz im Training: Das alles hängt an der Mitgliedschaft. Genau das war im März schiefgegangen, als die Einladung nur an 89 ging.

Wie bietest du den Umstieg an, ohne zu drängen

Einmal im Jahr, zu einem Anlass, an dem ohnehin vom Beitrag die Rede ist. Im Verein sind das die Vorschreibung im Jänner und die Generalversammlung. Auf der Vorschreibung steht unter den Kontodaten ein Satz: Wer ab heuer automatisch zahlen möchte, sagt es dem Kassier. Bei der Generalversammlung sagt er es noch einmal und schreibt sich die Namen auf.

Jedes Mitglied, das sich meldet, bekommt seinen eigenen Link, über den es die Zahlungsdaten hinterlegt. Ein allgemeiner Code für alle taugt dafür nicht, weil er nicht weiß, wer schon wie lange bezahlt hat. Wer umsteigt, hat für das laufende Jahr meistens schon bezahlt. Halte deshalb beim Verschicken fest, bis wann der Beitrag beglichen ist, und schick den Link erst, wenn kein schon bezahlter Zeitraum mehr abgebucht würde. Ein Mitglied, das im Jänner überweist und im März für dasselbe Jahr abgebucht wird, zahlt im Jahr darauf wieder bar oder gar nicht mehr.

Bei Betrieben mit Monatsbeiträgen ist der Anlass ein anderer: der Tag, an dem jemand zum dritten Mal ohne Geld dasteht, oder der Moment, in dem der Preis sich ändert. Wie du das Gespräch führst, steht im Text Bestehende Kunden auf ein Abo umstellen.

Wird die Gruppe von selbst kleiner

Langsam, und nie ganz. Neue Mitglieder beginnen im Beispiel gleich mit der automatischen Zahlung, weil die Anmeldung so aufgebaut ist und niemand etwas anderes gewohnt war. Von den 47 stellen jedes Jahr ein paar um, meistens nach der Vorschreibung.

Ein Rest bleibt, und der Kassier rechnet damit. Zwanzig Zeilen, die er einmal im Jahr mit dem Kontoauszug und dem Kassabuch abgleicht, sind eine Stunde Arbeit. Solange diese zwanzig in derselben Liste stehen wie alle anderen, kostet ihn ihr Zahlweg nicht mehr als diese Stunde. Welche Wege es außer bar und Überweisung gibt, zeigt der Text Wiederkehrende Zahlungen: die Wege im Überblick.

Häufige Fragen